1. Grundsätzliches zur Dokumentation und Inventarisierung

Grundlage für die systematische Entwicklung, Erforschung, Erhaltung, Verwaltung und Präsentation der Sammlung ist die wissenschaftliche Dokumentation und Inventarisierung aller Sammlungsobjekte. Ziel und Zweck sind im Einzelnen:

• Überblick über den Sammlungsbestand
• Nachweis der Eigentumsrechte
• Erfassung, Sicherung und Erschließung aller relevanten Objektdaten (inkl. Verweise auf ergänzende Dokumente, durchgeführte oder geplante Konservierungs- und/oder Restaurierungsmaßnahmen sowie auf fotografische Dokumentation)
• Standortverwaltung
• Recherchemöglichkeiten nach verschiedenen Fragestellungen
• Zugriff auf Sammlungsdaten für Ausstellungs-, Publikations- und Forschungszwecke.

Unter Dokumentation wird das kontinuierliche, umfassende und systematische Sammeln, Aufzeichnen und Verarbeiten aller verfügbaren mündlichen, schriftlichen, bildlichen, akustischen und elektronischen Informationen, Materialien und Forschungsergebnisse verstanden, die sich auf ein bestimmtes Objekt beziehen. Erst mit der Verfügbarkeit dieser Daten wird ein Gegenstand zu einem wertvollen musealen Objekt. Die Dokumentation wird daher als Kernaufgabe des Sammlungsmanagements angesehen. Die einzelnen Sammlungsgüter sind so umfassend wie möglich zu dokumentieren, wobei die gängigen museologischen und fachspezifischen Standards und Empfehlungen Anwendung finden.

Unter Inventarisierung wird die kontinuierliche und systematische formale und inhaltliche Beschreibung und Erschließung der einzelnen Sammlungsobjekte verstanden (Bestandserfassung und Katalogisierung). Durch die einmalige und eindeutige Vergabe einer Inventarnummer wird das Objekt als Eigentum des Museums und somit der Stadt Bad Pyrmont registriert. Über die Inventarnummer kann das Objekt jeder Zeit identifiziert werden. Die Einzelheiten über die Herkunft und die Bedingungen des Erwerbs eines Objekts werden in der Datenbank kuniweb erfasst. Darüber hinaus werden hier alle Ergebnisse der Dokumentation der Objekte gesichert.

2. Stand der Dokumentation

Die Sammlung des Museums im Schloss Bad Pyrmont ist nicht vollständig und in sehr unterschiedlicher Qualität erfasst. Seit der Umwandlung vom Heimatmuseum zum hauptamtlich geführten Museum Mitte der 80er Jahre wird kontinuierlich ein Eingangsbuch geführt.  Für die Objektgruppen Postkarten, Fotografien und Datenträger, wie VHS und CD´s, gibt es gesonderte Listen. Stichproben haben jedoch gezeigt, dass nicht alle Sammlungsgegenstände tatsächlich erfasst sind. Darüber hinaus gibt es vor allem im Bereich der Bildmedien und Dokumente, aber auch bei anderen Sammlungsgegenständen, große Bestände, die nicht verzeichnet sind. Insofern lässt sich die Gesamtzahl der Sammlungsstücke nicht abschließend klären. Aktuell geht das Museum von 15.000 Objekten aus. Zählt man allerdings alle Bildmedien, Dokumente und Bücher noch dazu, wird sich diese Zahl deutlich erhöhen.

Die Qualität der Eintragungen ist ebenfalls sehr unterschiedlich. In den Eingangsbüchern wurden zumeist die grundlegenden Daten erfasst, jedoch sind einige Eintragungen ungenau oder fehlerhaft. In vielen Fällen gibt es auch nur eine bloße Auflistung der Gegenstände.

Die Museumsbibliothek ist über Listen und den Katalog der Stadtbibliothek erfasst und im Prinzip online recherchierbar. Jedoch wurden Neuanschaffungen in den letzten Jahren nicht mehr in den Bibliothekskatalog eingepflegt. Darüber hinaus besteht dringender Handlungsbedarf bei der Sortierung und Zuordnung der Bücher (siehe Absatz 2.2).

Die Kurlisten des Museums wurden bereits digitalisiert und sind online über die Plattform ´museum-digital´ abrufbar. Im Frühjahr 2019 hat das Museum begonnen, seine Sammlung zu digitalisieren und in die Datenbank kuniweb des Projekts „Kulturerbe Niedersachsen“ einzutragen. Aktuell sind etwa 2.500 Objekte erfasst. Dabei handelt es sich in erster Linie um Dokumente, Fotos und Postkarten.

Die Sammlung ist seit Gründung des Museums nach bestem Wissen und Gewissen dokumentiert worden. Der aktuelle Zustand der Dokumentation zeigt aber, dass nie ausreichend Personal zur kontinuierlichen Erschließung vorhanden war. Die Arbeit erfolgte stets nebenbei ohne einen konkreten Leitfaden. Diverse Projekte zur Erschließung einzelner Sammlungsbereiche haben meistens zu keinen tatsächlich verwertbaren Ergebnissen geführt. Entsprechend zeigen sich nun eklatante Mängel, die nur langfristig aufzuholen sind. 

3. Handlungsfelder der Dokumentation

3.1 Digitalisierung der Sammlung

Die vollständige digitale Erschließung und Dokumentation ist wichtiges und langfristiges Ziel des Museums. Erst diese Dokumentation ermöglicht ein effektives Arbeiten mit der Sammlung und öffnet sie so auch für mehr Forschungsprojekte. Die Teilhabe an dem Projekt „Kulturerbe Niedersachsen“ und die Veröffentlichung der Sammlungsbestände soll nicht nur zum Erhalt für nachfolgende Generationen beitragen, sondern die Sammlung auch einer breiten Öffentlichkeit zugänglich machen.

Da für diese Aufgabe keine dauerhafte Personalstelle vorhanden ist, erfolgt die Arbeit zwar kontinuierlich, jedoch stets nur neben anderen Aufgaben und wird sich insofern noch über mehrere Jahre hinziehen. Aktuell wird das Museum durch einen zusätzlichen Mitarbeiter in Vollzeit über das Teilhabechancengesetz unterstützt, der sich in erster Linie der Inventarisierung widmet. Diese Stelle ist befristet, doch ist das Museum um eine Verlängerung oder eine adäquate Alternative bemüht. Darüber hinaus inventarisieren einer der Mitarbeiter aus dem Kassendienst, der technische Mitarbeiter, die Museumsleiterin sowie eine ehrenamtliche Kraft im Rahmen ihrer zeitlichen Möglichkeiten.

Grundsätzliches Ziel ist es, alle Sammlungsobjekte in die kuniweb Datenbank einzupflegen. Jeder Mitarbeiter, der mit der Inventarisierung betraut ist, arbeitet an einem abgeschlossenen Sammlungsgebiet. Alle inventarisierten Objekte werden entsprechend gekennzeichnet, sodass auch im Falle eines Mitarbeiterwechsels deutlich ist, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist. Alle Mitarbeiter stehen in engem Austausch mit der Museumsleiterin, sodass dort alle Informationen zum Stand der Inventarisierung zusammenlaufen.

3.2 Bibliothek

Die Museumsbibliothek ist zwar generell über Listen und den Katalog der Stadtbibliothek erfasst, doch besteht auch hier dringender Handlungsbedarf:

• Neuanschaffungen wurden in den letzten Jahren nicht mehr in den Bibliothekskatalog eingepflegt.
• Eine Inventur ist dringend erforderlich, zum einen um den Bestand zu kontrollieren und zum anderen um Dubletten auszusortieren.
• Aufgrund von Umbaumaßnahmen war die Bibliothek für mehrere Jahre eingelagert. 2019 wurde die Bibliothek mit Unterstützung der Stadtbibliothek wieder aufgestellt. Die Aufstellung erfolgte nach einer thematischen Sortierung. Eine weitere Sortierung innerhalb der Gruppen ist wünschenswert.
• Die Bücher sind über eine fortlaufende Inventarnummer erfasst. Diese Nummer ist auch im Bibliothekskatalog erfasst. Bei den Büchern steht die Inventarnummer auf der ersten Innenseite. Außen an den Büchern wurde die thematische Gruppe vermerkt. Diese findet sich jedoch nicht im Katalog. Um die Bibliothek und vor allem die Recherche über den Katalog tatsächlich nutzbar zu machen, ist es also unerlässlich, dass Inventarnummern und Standort der Bücher abgeglichen und angepasst werden.

Für diese Aufgaben fehlen dem Museum aktuell die personellen Ressourcen. Das Museum steht daher im Austausch mit dem Verein „Arbeit und Integration in Bad Pyrmont e. V.“ Wünschenswert wäre es mit Hilfe des Vereins über eine geförderte Maßnahme Personal für die Neusortierung der Bibliothek zu finden. Fachliche Unterstützung würde das Museum dann über die Stadtbibliothek erhalten.

3.3 Arbeitsabläufe bei der Dokumentation

• Alle Neuzugänge und nachzuinventarisierenden Objekte erhalten eine Inventarnummer, die verlustsicher und gleichzeitig reversibel angebracht oder aufgetragen wird. Sie ist das wichtigste Bindeglied zwischen dem Objekt und den an anderer Stelle gesammelten Informationen. Entsprechend werden Objekte in der Regel einzeln erfasst und mit einer eigenen Nummer versehen. Ausnahmen bilden Konvolute gleichartiger Kleinteile.
  Die Inventarnummern sind wie folgt aufgebaut:
• Objekte: Jahreszahl/fortlaufende Nummer, Beispiel: 2020/15
• Fotografien: Fot. fortlaufende Nummern, Beispiel: Fot.2587
• Postkarten: P fortlaufende Nummer, Beispiel: P1798
• (Postkarten erhalten außerdem einen Zahlencode, über den sich die thematische Kategorie erschließt unter der die Karten einsortiert werden: Oberkategorie/
• Unterkategorie, Beispiel 2/6 = Kurpark/Malerblick)
• Bücher: Bib. fortlaufende Nummer, Beispiel: Bib365
• Datenträger: V fortlaufende Nummer, Beispiel V119.

• Die Objekte werden ins Inventarbuch bzw. in die jeweiligen Listen handschriftlich eingetragen. Es werden möglichst alle Angaben in den dafür vorgesehenen Spalten ausgefüllt. Ein Foto des Objektes wird ausgedruckt und mit in das Inventarbuch geklebt. Zusätzliche Informationen zur Objektgeschichte werden am Objekt aufbewahrt. Anschließend werden die Objekte angemessen verpackt und im Depot entsprechend ihrer Objektgruppen eingelagert.
  
  
• Die Erfassung im kuniweb erfolgt schrittweise nach Objektgruppen. Alle beteiligten Mitarbeiter arbeiten stets nur an einer Objektgruppe und erschließen diese vollständig. Bilddokumente werden in höchst möglicher Auflösung gescannt; Objekte werden möglichst aussagekräftig vor einem neutralen Hintergrund ebenfalls in möglichst hoher Qualität fotografiert. Es wird versucht, so viele Felder wie möglich in der Datenbank auszufüllen. Jedes Objekt, das vollständig erfasst wurde, wird mit einem Haken an der Inventarnummer oder einem roten Klebepunkt an der Verpackung gekennzeichnet und ins Depot zurücksortiert.
   

4. Gültigkeit des Dokumentationsplans

Der vorliegende Dokumentationsplan wurde von Melanie Mehring und Alexander Frede 2020 verfasst und mit den Museumsmitarbeitern besprochen. Er wurde mit der Verwaltung und der Lokalpolitik abgestimmt und im Kultur- und Sportausschuss am 8. September 2020 einstimmig verabschiedet. Der Dokumentationsplan wird regelmäßig von der Museumsleitung überprüft und ggf. angepasst. Der Dokumentationsplan ist gültig bis zur Erneuerung des Museumsgütesiegels 2027.